Diarpus Kukar Gencarkan Pendampingan Arsip, Pastikan OPD Taat Regulasi

Sambaranews.com, KUTAI KARTANEGARA – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) semakin mengintensifkan pendampingan bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) guna meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis.

Hal ini disampaikan oleh Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina Rodiah, dalam Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Tahun 2025 yang berlangsung di Ballroom Hotel Fatma, Kamis (27/2/2025).

Dalam paparannya, Aji Lina menekankan bahwa Diarpus Kukar siap memberikan bantuan teknis kepada OPD yang memerlukan pendampingan dalam pengelolaan arsip.

“Kami siap memberikan pendampingan kapan saja. Jika ada OPD yang ingin menyerahkan arsip atau meminta bimbingan, kami akan kirimkan tim untuk membantu memilah, mengelola, serta menentukan arsip yang masih memiliki nilai guna dan mana yang perlu dimusnahkan,” ungkapnya.

Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik akan sangat membantu efektivitas pelayanan publik dan administrasi pemerintahan. Oleh karena itu, OPD diharapkan lebih proaktif dalam mengelola dan menyimpan arsip sesuai standar yang telah ditetapkan.

Terkait pemusnahan arsip, Diarpus Kukar menegaskan bahwa tidak semua dokumen bisa dimusnahkan begitu saja. Pemusnahan harus melalui mekanisme yang telah ditentukan, yaitu mendapatkan izin tertulis dari Bupati Kukar dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

“Jika ada OPD yang ingin memusnahkan arsip, prosesnya harus melalui persetujuan resmi. Setelah mendapatkan izin dari Bupati dan ANRI, barulah arsip dapat dimusnahkan sesuai ketentuan,” jelasnya.

Selain itu, pemusnahan arsip juga tidak boleh dilakukan dengan cara yang sembarangan. Arsip yang bersifat rahasia atau berisi data penting harus dihancurkan menggunakan mesin penghancur kertas untuk memastikan tidak ada kebocoran informasi.

“Kami berharap OPD dapat lebih disiplin dalam tata kelola arsip. Dengan pengelolaan yang baik, maka dokumen pemerintahan akan lebih terorganisir, aman, dan mudah diakses saat dibutuhkan,” tutup Aji Lina.

Pendampingan ini diharapkan dapat menciptakan budaya tertib arsip di seluruh OPD di Kabupaten Kutai Kartanegara, sehingga sistem administrasi pemerintahan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. (ADV Diskominfo Kukar/nr)