Setwan DPRD Balikpapan Evaluasi Kinerja, Fokus pada Digitalisasi dan Efisiensi Administrasi

Sambaranews.com, BALIKPAPAN – Untuk meningkatkan efektivitas kerja dan pelayanan publik, Sekretariat DPRD (Setwan) Kota Balikpapan menggelar rapat evaluasi kinerja guna meninjau capaian dan tantangan dalam mendukung tugas-tugas DPRD. Rapat ini dipimpin oleh Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah, pada Senin (17/2/2025) dan dihadiri oleh seluruh kepala bagian serta staf administrasi.

Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi kendala yang masih dihadapi dalam pelaksanaan tugas administrasi serta mencari solusi yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Dalam pembahasan, Arfiansyah menyoroti beberapa masalah utama yang menjadi perhatian serius, seperti lambatnya pembacaan surat masuk di sistem e-office, penyelesaian berkas perjalanan dinas yang sering melebihi batas waktu maksimal, serta kurangnya kesiapan dalam pelaksanaan rapat paripurna.

“Kami ingin memastikan bahwa setiap tugas berjalan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini akan menjadi dasar dalam meningkatkan kinerja ke depan,” ujar Arfiansyah dalam rapat tersebut.

Sebagai solusi atas berbagai kendala yang dihadapi, Setwan akan mengoptimalkan penggunaan teknologi dalam administrasi, termasuk digitalisasi pengelolaan arsip, pemasangan papan informasi elektronik, serta penerapan sistem penerimaan tamu berbasis digital. Langkah ini diharapkan dapat mempercepat alur kerja, meningkatkan transparansi, serta mengurangi potensi keterlambatan dalam pengelolaan dokumen.

“Dengan sistem digital yang lebih terintegrasi, pengelolaan dokumen dan informasi dapat lebih cepat, sehingga pelayanan kepada anggota DPRD dan masyarakat menjadi lebih efisien,” jelas Arfiansyah.

Setwan juga berencana untuk menerapkan sistem manajemen dokumen berbasis cloud yang memungkinkan akses cepat dan aman bagi seluruh pegawai. Dengan demikian, setiap informasi yang dibutuhkan dapat segera diakses tanpa harus melalui prosedur manual yang memakan waktu lama.

Selain digitalisasi administrasi, Setwan juga berfokus pada peningkatan kapasitas sumber daya manusia. Salah satu program yang akan segera dijalankan adalah pelatihan keterampilan komputer bagi pegawai P3K yang baru direkrut. Pelatihan ini dijadwalkan akan dilaksanakan pada April 2025 dan bertujuan untuk meningkatkan keahlian teknis pegawai dalam menggunakan sistem administrasi berbasis digital.

“Banyak pegawai yang masih memerlukan peningkatan keterampilan dalam penggunaan teknologi. Pelatihan ini akan memastikan bahwa semua staf mampu bekerja secara optimal dalam sistem yang berbasis digital,” tambahnya.

Selain pelatihan teknis, Setwan juga berencana mengadakan workshop mengenai tata kelola administrasi pemerintahan yang efektif, agar seluruh pegawai dapat memahami standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku dalam menjalankan tugas mereka.

DPRD Kota Balikpapan berharap dengan langkah-langkah yang telah dirancang, Setwan dapat lebih optimal dalam mendukung tugas-tugas DPRD serta memberikan pelayanan yang lebih cepat, efektif, dan transparan bagi masyarakat. DPRD menilai bahwa peningkatan kinerja administrasi di lingkungan Setwan akan berdampak langsung pada kelancaran berbagai kegiatan legislatif, seperti penyusunan kebijakan, pembahasan anggaran, dan pelayanan terhadap aspirasi masyarakat.

“Kami mendukung penuh langkah-langkah yang dilakukan Setwan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan sistem yang lebih modern dan pegawai yang lebih terampil, kami yakin pelayanan kepada masyarakat akan lebih baik,” ujar salah satu anggota DPRD Balikpapan.

Dengan berbagai strategi yang telah dirancang, Setwan optimis bahwa peningkatan kinerja yang signifikan dapat dicapai dalam waktu dekat. Upaya ini tidak hanya akan mempercepat proses administrasi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih profesional dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.(Nur/ADV/DPRD Balikpapan)